Rekisterin pitäjä
Tähtisaunat OY Y-19460592
Pistotie 4
15870 Hollola
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Sami Kulju
puh +358 40 5455 625
sami.kulju[at]tahtisaunat.fi
Yleistä
Tähtisaunat on sitoutunut suojaamaan asiakkaidensa henkilötiedot ja yksityisyyden. Asiakkailla on oikeus päästä tarkastamaan kerätyt tiedot ja poistaa tarvittaessa väärät tai puutteelliset tiedot rekistereistämme.
Tällä tietosuojalomakkeella haluamme informoida asiakkaitamme siitä, miten käsittelemme henkilötietoja yhteydenottopyynnön, tarjouspyyntölomakkeen ja sähköpostissa saatujen tietojen osalta. Asiakkaan on hyväksyttävä tämä seloste ja sen ehdot lähettäessään meille tarjouspyynnön tai yhteydenottolomakkeella yhteydenottopyynnön.
Kerättävät tiedot
Riippuen yhteydenottotavasta, saatamme kerätä teistä seuraavat tiedot:
- Etu- ja sukunimi
- Postiosoite
- Puhelinnumero
- Sähköpostiosoite
- Rakennuspiirustukset
- Käyntikorteissa olevat yrityksen yhteystiedot
- Tilaustiedot
- Laskutustiedot
- Reklamaatiot
- Valokuvat
- Muut rekisterinpitäjän palveluntarjoajan palvelimelle lähettämät tiedot
Tiedot kerätään pääasiallisesti asiakkaan syöttämänä verkkopalvelustamme. Asiakastietoja saatetaan saada myös kolmansilta osapuolilta, jos tarjouspyyntö tai tilaus tulee joltain jälleenmyyjältämme.
Vaadimme asiakkailtamme laskulla tilatessa aina henkilötunnuksen. Pyydämme samalla lupaa tarkastaa luottotiedot ja- taustat luottopaatos.fi palvelusta. Henkilötunnuksia ei säilytetä kuin tarkastuksen ajan. Niitä ei kerätä erikseen rekisteriin tai muualle, vaan tuhotaan heti luottopäätöksen tultua.
Henkilötietojen käyttötarkoitus
Henkilötietojen keräyksen takana on asiakkaiden tarjouspyyntöjen ja/tai tilausten arkistointi ja käsittely. Tietoja voidaan käyttää tahtisaunat.fi toiminnan kehittämiseen liittyen ja tilastollisiin tarkoituksiin. Henkilötietoja käsitellään tietosuojalain sallimissa ja edellyttämissä rajoissa. Yleisimmin henkilötietoja käytetään tapauksissa :
- Tarjouspyyntöön tai yhteydenottoon vastaamiseen
- Asiakkuuden ylläpitämiseen
- Mahdollisten reklamaatioiden käsittelyyn
- Tietojen tarkastamiseen tai lisätietojen pyytämiseen
Tietoja käsitellään lainsäädännön velvoitteisiin perustuen.
Tietojen säilytys ja suojaus
Kaikki kerätyt tiedot on suojattu asiattomalta pääsyltä, luvattomalta käytöltä, laittomalta poistolta ja niitä pääsee tarkastamaan vain Tähtisaunat Oy:n työntekijät tai yhteystyökumppanit jotka hoitavat asiakassuhteita, tilauksia tai reklamaatioita. Henkilökuntamme on koulutettu käyttämään tietoja turvallisesti. Henkilötietoja tarkastetaan vain niiltä osin kuin se on kulloinkin hoidettavan asian tai työtehtävän kannalta välttämätöntä. Henkilötietoihin pääsyä valvotaan lain edellyttämällä tavalla.
Tietoja säilytetään seuraavasti:
- Exel ja PFD tiedostoissa salasanasuojatuilla tietokoneilla
- Laskutusohjelmistossa jonka tiedot sijaitsee suojatuilla/salatuilla palvelimilla
- Salatuilla verkkolevyillä
- Paperisena kansioissa
- Verkkosivuston salasanasuojatulla hallintapaneelissa
Tähtisaunat Oy:n pilvipalvelimet ja palveluntarjoajien konesalit sijaitsee Suomessa. Palvelimet on suojattu tietomurtoja vastaan.
Suoramyynti ja kolmannet osapuolet
Henkilötietoja luovutetaan kolmansille osapuolille niin sanotussa suoramyynnissä. Tähtisaunat Oy myy tuotteita jotka toimitetaan suoraan kolmannen osapuolen varastolta, tehtaalta tai jälleenmyyjältä. Tietoja voidaan luovuttaa myös toimituksen takaamiseksi erinäisille kuljetusyhtiöille tai kuriiripalveluille. Tarvittaessa tiedot toimitetaan viranomaisille väärinkäytön tai muun laittoman toiminnan tuloksena tai viranomaisen pyytäessä.
Seuraavassa luetteloa kolmansista osapuolista joille tietoja saatetaan luovuttaa
- Kuljetusliikkeille, muun muassa Posti, Matkahuolto tai DB Shenker
- Luotonmyöntäjille
- Tuotteiden toimittajille
- Huolto tai korjausyrityksille takuuasioissa
- Tullille jos tuotteet ostetaan verovapaasti
- Perintäyhtiöille / Ulosottoon
Tähtisaunat Oy huolehtii tietojen luovutuksessa kolmansille osapuolille että tietoturva ja suojaus on korkealla tasolla, EU:n tietosuojasetuksen mukaisesti. Kolmannet osapuolet ovat varmistaneet Tähtisaunat Oy:lle noudattavansa EU:n tietosuojasäädöksiä ja käsittelevänsä tietoja eettisesti, turvallisesti ja vain asian hoitamiseen vaadittavien tietojen osalta.
Asiakkaan oikeudet ja tietojen säilytysaika
Tähtisaunat Oy on sitoutunut lain mukaan tarjoamaan asiakkaalle oikeuden tarkistaa kerätyt tiedot. Sitoudumme lähettämään jäljennöksen kaikista kerätyistä tiedoista jos sellaista meiltä pyydetään. Asiakkaalla on oikeus päivittää, korjata, poistaa puutteellisia ja/tai muuttuneita tietoja. Asiakkaalla on oikeus peruuttaa suostumus tietojen käsittelyyn milloin tahansa. Tiedot jotka on käsitelty tai luovutettu ennen suostumuksen peruutusta ei kuitenkaan muutu tai poistu automaattisesti suostumuksen peruutuksen myötä.
Tiedot jotka on kerätty tilausta ja laskutusta varten säilytetään kirjopitolain määräämän ajan verran. Tietoja voidaan säilyttää kauemmin esimerkiksi vastuun tai muiden laissa asetettujen velvollisuuksien takia. Pyrimme siivoamaan tietoja 1-2 vuoden ajan jos niillä ei ole kirjanpidollisia syitä säilyttää. Fyysisessä muodossa olevat esimerkiksi paperilla/muistitikuilla/cd levyillä olevat tiedot hävitetään joko polttamalla tai viemällä ne arkaluontoisia tietoja hävittäviin yrityksiin. Tuhoaminen toteutetaan korkealla tietoturvalla ja yrityksen toiminta täyttää turvaluokitukset ko toimintaan. Sähköisessä muodossa olevat tiedot poistetaan ja päällekirjoitetaan ajan kuluessa.
Evästeet
Tähtisaunat.fi käyttää evästeitä ja muita vastaavia tekniikoita mahdollistaakseen muun muassa tarjouspyyntölomakkeen toimivuuden. Eväisteillä ja muilla sivustolla käytettävillä tunnisteilla on määritetty voimassaoloaika, jonka jälkeen internetselain poistaa evästeen/tunnisteen automaattisesti. Evästeet voi poistaa myös itse. Käyttäjä voi kieltäytyä seurantaevästeistä.
Käytämme analytiikkaan mm Google Analytics, Google Ads jolla seuraamme kävijämääräämme, sivustokatseluita ynnä muuta sellaista. Nämä tiedot lähetetään palveluihin anonyymisti, eikä sitä voida kohdistaa yksittäiseen meidän puolesta. Käyttäjä voi kieltäytyä seurantaevästeistä.
Tämä tietosuojaseloste on luotu 24.5.2018 ja pidätämme oikeuden muuttaa tai päivittää tietosuojaselostetta palveluiden kehityksen ja lain muutoksen johdosta.
Tämä tietosuojaseloste korvaa aikasemman rekisteriselosteemme
Päivityshistoria:
Lisätty tieto analytiikkaevästeiden kieltämisestä.